Dataskyddspolicy

Einar Mattsson arbetar systematiskt med informationssäkerhet och dataskydd för att säkerställa en säker hantering av information och personuppgifter så att du kan känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder utifrån de krav som finns enligt gällande dataskyddslagstiftning.

Senast reviderat 20190404

Einar Mattsson som personuppgiftsansvarig

Einar Mattsson AB med organisationsnummer 556626-1920 är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter i bolaget samt för behandling av personuppgifter som görs inom helägda dotterbolag.

Kontaktuppgifter till personuppgiftsansvarig

Einar Mattsson AB
Box 171 43
104 62 Stockholm
08-586 263 00
Besöksadress Rosenlundsgatan 58, Stockholm

Einar Mattsson behandlar personuppgifter bland annat i samband med bostadsuthyrning, bostadsrättsförsäljning, rekrytering och för våra medarbetare. Se mer information om våra personuppgiftsbehandlingar under respektive rubrik nedan.

Informationen som följer gäller endast för de personuppgiftsbehandlingar där Einar Mattsson AB är personuppgiftsansvarig. Det innebär att det endast gäller om din hyresvärd är Einar Mattsson. Har du en annan värd och Einar Mattsson endast är förvaltare ska du höra av dig till värden. Är du osäker kan du se vem som är din värd i trapphuset eller på din avi. 

Dina rättigheter

Det är viktigt för oss att vara öppna och transparenta med vilken information vi har om dig. Du kan därför närsomhelst kontakta oss för att utöva dina rättigheter som hjälper dig att få veta när och hur information om dig behandlas samt ha kontroll över dina egna personuppgifter.

Vi behöver identifiera dig på ett säkert sätt och hanterar därför dina rättigheter genom Servicecenter på huvudkontoret på Rosenlundsgatan 58. Fyll i aktuell blankett nedan och ta med dig den dit.

Normal handläggningstid är 30 dagar från det att vi mottagit en fullständig begäran från dig.

Begäran om registerutdrag

Du har rätt att begära ett s.k. registerutdrag med information om vår behandling av dina personuppgifter. Fyll i blanketten och ta med den till Einar Mattssons huvudkontor.

Begäran om registerutdrag

Begränsning av behandling

Du har rätt att begära begränsning av behandling, vilket innebär att vi endast får behandla dina uppgifter för vissa avgränsade syften. Rätten till begränsning gäller bland annat när du anser att dina uppgifter är felaktiga och har begärt rättelse eller när du vill motsätta dig vårt berättigade intresse att behandla dina uppgifter.

Begäran om begränsning av behandling

Begäran om rättelse

Om du anser att en uppgift om dig är felaktig eller ofullständig har du rätt att be¬gära att uppgiften rät¬tas eller kompletteras.

Begäran om rättelse

Begäran om radering

Under vissa omständigheter har du rätt att få dina personuppgifter raderade, t.ex. när det inte längre finns något behov av att behandla personuppgifterna eller när behandlingen grundar sig på ett samtycke som du återkallat.

Om vi behöver informationen för att kunna fullfölja ett avtal med dig eller om det finns lagkrav på att vi ska behålla personuppgifterna kan vi däremot inte radera dem.

Begäran om radering

Rätt att invända mot en behandling

Du har rätt att motsätta dig vår bedömning om berättigat in¬tresse som rättslig grund för personuppgiftsbehandling och begära en omprövning av denna, t.ex. om behandlingen sker för direktmarknadsföring.

Invändning mot behandling

Begäran om utlämnande av inspelat material

Du har under vissa förutsättningar rätt att begära ut inspelat material från platser på vilka vi har kamerabevakning.

Begäran om utlämnande av inspelat material


Om du upplever att dina rättigheter inte möts av oss har du rätt att lämna klagomål till Dataskyddsmyndigheten (se mer information på www.datainspektionen.se).

Personuppgiftsbehandling

Personuppgiftsbehandling för dig som är eller vill bli hyresgäst

Personuppgiftsbehandling för dig som är bostadsköpare

Personuppgiftsbehandling för dig som söker jobb hos oss

Personuppgiftsbehandling för dig som anställd

Personuppgiftsbehandling för dig som jobbar som bemanningskonsult

Personuppgiftsbehandling för dig som besöker vår webbplats

Personuppgiftsbehandling för dig som är beställare/kund till oss

Personuppgiftsbehandling för dig som är leverantör till oss

 

Personuppgiftsbehandling för dig som är eller vill bli hyresgäst

När du söker bostad 

Vi samlar in och behandlar personuppgifter såsom namn och dina kontaktuppgifter samt (när det behövs för säker identifiering) personnummer eller motsvarande, för att administrera din ansökan/intresseanmälan av boende eller hyreslokal, vid ansökan om byte eller andrahandsuthyrning. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Uppgifterna ligger kvar så länge du finns registrerad hos oss som sökande. Om du inte önskar stå kvar som sökande kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter.

När du erbjuds en bostad eller hyreslokal hos oss

När du blir erbjuden en bostad eller lokal hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig med stöd av att ett hyresavtal ska ingås vi behöver kontrollera att du uppfyller krav som vi som hyresvärd ställer upp. Då behöver vi till exempel uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna. Om du erbjuds ett särskilt boende eller gruppboende kommer vi att hämta in beslut från socialnämnden. Om du erbjuds en studentbostad kommer vi att behandla antagningsbesked och kårmedlemskap eller andra intyg som styrker att du kommer att studera under hyrestiden.

Vi sparar dina uppgifter så länge de är relevanta och aktuella. Kreditupplysning, uppgifter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst sparar vi inte. Om du blir nekad en lägenhet hos oss på grund av att vi inte kan godta dig som hyresgäst kommer vi dock att bevara dina personuppgifter i tre månader efter avslagsbeslutet.

Under hyresförhållandet

När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver.

Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du bor i en studentbostad kommer vi till exempel att kontrollera att du studerar. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.
Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag.

Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.

Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.

Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi två år efter åtagandet eller beslutet har upphört att gälla.

När hyresförhållandet är slut

Vi kommer att gallra och rensa personuppgifter om dig när du flyttat från din lägenhet eller lämnar din lokal, men vissa uppgifter måste vi spara i minst två år därefter som till exempel hyresavtalet, beslut från socialnämnd och studieintyg. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, till exempel betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år.

Vid eventuell försäljning av fastigheten där du bor eller hyr lokal, eller i vissa fall också tidigare har bott kommer för lag och avtal relevanta uppgifter överföras till förvärvande bolag. 

Personuppgiftsbehandling för dig som är bostadsköpare

Denna information gäller för dig som vill köpa eller har köpt bostad av Einar Mattsson.

Vi hanterar personuppgifter som du lämnar antingen via intresseformulär på vår webbplats eller vid kontakt med oss på försäljningsevenemang. Vi gör dessa behandlingar med berättigat intresse som rättslig grund. All information som vi samlar in om dig har en koppling till försäljningen av våra bostäder och vi använder informationen för att:

  • Kommunicera med dig om projektet du anmält intresse för eller liknande projekt som vi tror kan vara av intresse för dig,
  • Skicka nyhetsbrev till dig om pågående projekt som kan vara av intresse för dig
  • Skicka inbjudningar till event och visningar av projektet som du anmält intresse till eller liknande projekt som vi tror kan vara av intresse för dig,
  • Förmedla dina kontaktuppgifter till ansvarig mäklare så att denne kan ge relevant information om projektet
  • Skicka marknadsundersökningar till dig för att förbättra vår service.

Personuppgifterna delas med ett antal samarbetspartners för att kunna ge dig de tjänster som krävs vid anmälan av intresse. Exempelvis får aktuell mäklare dina personuppgifter för att kunna föra en dialog med dig gällande bostaden.

Personuppgiftsbehandling för dig som söker jobb hos oss

De uppgifter du själv lämnar till oss, via vår webbplats eller genom kontakt med någon av våra anlitade rekryteringspartners kommer användas för rekryteringsändamål. Den rättsliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter är Einar Mattsson´s berättigade intresse av att administrera bolagets rekrytering och kompetensförsörjning.

Under rekryteringsprocessen hanteras de uppgifter du själv delar såsom namn, adress, e-postadress, personnummer, betyg, intyg, utbildningar, arbetslivserfarenhet, fotografier och referenser samt även ditt CV, ditt personliga brev och annan information som du lämnar till oss eller till rekryteringspartner. Vi kommer även att behandla anteckningar från intervjuer, samtal med referenspersoner och resultat från eventuella personlighetstester.

Det kan hända att du i samband med utförande av tester, på begäran av oss, kan komma att behöva godkänna ytterligare villkor för behandling av dina personuppgifter.

Med anledning av att vissa tjänster ställer höga säkerhetskrav på individer kan vi i vissa fall behöva utföra bakgrundskontroll. Bakgrundskontroll genomförs av en av våra samarbetspartners, de personuppgifter som vi delar med dem är ditt personnummer, din privata email samt CV.

Som en del i en bakgrundskontroll kan vi be dig att inkomma med ett utdrag ur belastningsregistret. Det är du själv som beställer ett sådant utdrag hos relevant myndighet. Det är alltid du själv som avgör om du vill beställa ett belastningsregisterutdrag. Väljer du att avstå kan det påverka dina möjligheter att bli aktuell för tjänsten du söker. Utdraget kommer att öppnas av dig tillsammans med oss. Informationen i ett belastningsregisterutdrag hanteras med yttersta konfidentialitet och kommer aldrig att behandlas eller sparas av oss.

Vi sparar dina personuppgifter under innevarande år för senaste aktiviteten i samband med rekryteringen och därefter för två (2) år. Övergår rekryteringen i en anställning sparas uppgifterna med stöd av anställningsavtalet, se vidare ”Personuppgiftsbehandling om dig som anställd”.

Personuppgiftsbehandling för dig som anställd

De personuppgifter vi kommer att behandla om dig som anställd består av, utöver de uppgifter som angivits under rubriken ”Personuppgiftsbehandling om du söker jobb hos oss”, bland annat kontaktuppgifter till anhöriga, löne- och kontouppgifter.

Vi kan även behöva behandla känsliga personuppgifter om dig, såsom uppgifter om din hälsa. Hälsouppgifter kan till exempel behöva behandlas för att vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter som arbetsgivare.

Den rättsliga grunden för behandling av dina uppgifter som anställd är i huvudsak anställningsavtalet, men även för att vi ska kunna fullgöra våra skyldigheter som arbetsgivare (t ex inom kollektivavtal) eller följa tillämplig lagstiftning som rör anställningsförhållandet.

Hur länge en personuppgift sparas beror på vilken personuppgift det rör sig om och syftet med dess behandling. Vi kommer regelbundet att gallra uppgifter som rör din anställning när de inte länge behövs men vi sparar ditt anställningsavtal utan tidsbegränsning och kontrolluppgifter sparar vi, tills dess att vårt pensionsåtagande upphört.

Personuppgiftsbehandling för dig som jobbar som bemanningskonsult

Vi behandlar dina uppgifter som du själv lämnar till oss i samband med att söker uppdrag hos oss som bemanningskonsult /resurskonsult eller som din arbetsgivare lämnar till oss i samband med att du föreslås som konsult, se vidare rubrik ”Personuppgiftsbehandling för dig som söker jobb hos oss”. Vi behandlar även vissa uppgifter om dig under ditt pågående uppdrag i enlighet med tillämpliga delar av ”Personuppgiftsbehandling för dig som anställd” och ”Personuppgiftsbehandling för dig som Leverantör”.

Personuppgiftsbehandling för dig som besöker vår webbplats

Vi använder Google Analytics för att skapa en bild av hur du som besökare använder vår webbplats för att därigenom förbättra din användarupplevelse. Vi samlar in information om:

  • Vilka sidor som besöks
  • Tid spenderad på respektive sida
  • Navigationsmönster

Klicka här för att se hur du ändrar din webbläsares inställningar.

Klicka här för att se Googles sekretesspolicy i sin helhet  

På vår webbplats använder vi formulär för att du enkelt ska kunna kontakta oss för allmänna frågor och felanmälan. Vi ber dig om uppgifter för att t ex kunna hantera din felanmälan eller ditt kundserviceärende. De uppgifter vi får behandlar vi enligt våra rutiner för respektive behandling. Vi sparar dem så länge ett ärende pågår eller så länge vår garanti gäller för utförda åtgärder . 

 

Personuppgiftsbehandling för dig som är beställare/kund till oss

Vi kan komma att behandla kontaktpersoners personuppgifter. Sådana uppgifter utgörs bland annat av namn, adress, e-postadress, befattning, ansvarsområden och andra uppgifter som är nödvändiga för tillhandahållande och uppföljning av våra olika avtal med köpare och kunder, för att säkerställa kontaktpersoners åtkomst till olika system/portaler för att där ta del av och lämna information rörande våra tjänster och åtaganden samt för att möjliggöra framtida affärsrelationer.

Personuppgiftsbehandling för dig som är leverantör till oss

Vi kan komma att behandla kontaktpersoners och andra anställdas personuppgifter hos leverantörer till oss. Sådana personuppgifter utgörs bland annat namn, adress, e-postadress, befattning, ansvarsområden och andra uppgifter som är nödvändiga för att t ex göra avrop, dela ut ärenden/uppdrag, hantera passerkort/behörigheter till fastigheter och system, för uppföljningen och säkerställande av era fullgoda leveranser, era olika ansvar och åtaganden gentemot oss samt för att möjliggöra framtida affärsrelationer.

 

Delning av personuppgifter med samarbetspartners

Vi kan komma att dela dina personuppgifter med externa samarbetspartners för ändamål som t ex rekrytering, säkerhet och tillhandahållande av system. Vi tecknar alltid personuppgiftsbiträdesavtal där vi säkerställer en adekvat skyddsnivå för denna typ av behandlingar samt reglerar att våra personuppgiftsbiträden hanterar uppgifterna enligt tillämplig dataskyddslagstiftning.

Överföring till tredjeland

Personuppgifterna behandlas huvudsakligen inom EU och EES. Om personuppgifter behandlas utanför EU och EES så upprättas ett särskilt avtal med leverantören kring överföring till tredjeland för att säkerställa trygg personuppgiftsbehandling och skyddsnivå enligt gällande krav.

 

Fråga oss