Hyresgäst

När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när du gör en felanmälan, vid kvittens av nycklar, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver eller kan ha nytta av.

Vi behandlar även dina personuppgifter när det är nödvändigt för att uppfylla rättsliga förpliktelser som åvilar oss, till exempel krav enligt bokföringslagen att spara räkenskapsmaterial eller skyldighet att lämna uppgifter till myndigheter.

Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Den lagliga grunden för behandlingen är intresseavvägning (berättigat intresse).

Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.

Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kan också  behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag. Om sådan behandling är aktuell får du separat information om detta.

Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel finns misstankar om oriktiga hyresförhållanden (se nedan Särskilt om oriktiga hyresförhållanden), om det förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Personuppgifter kan även behandlas i samband med anmälningar till berörda myndigheter, såsom Polismyndigheten och Skatteverket. Den lagliga grunden för behandlingen är intresseavvägning (berättigat intresse).

Gallring

Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta för ändamålet med behandlingen. Räkenskapsmaterial (t.ex. fakturor och betalningshistorik) sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, i enlighet med bokföringslagen. Personuppgifter som kan vara relevanta för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk sparas fram till dess att preskriptionstiden löpt ut, vilket i regel är tio år från det att anspråket uppstod. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi två år efter att åtagandet eller beslutet har upphört att gälla. Uppgifter om exempelvis störningar eller andra liknande uppgifter avseende hyresgästens användning av lägenheten, som kan läggas till grund för hyresavtalets upphörande, kan uppfattas som integritetskränkande. Uppgifter om sådana förhållanden, raderas efter två år om det inte föranlett åtgärder för att få hyresförhållandet att upphöra.

Mottagare

Dina uppgifter hanteras av anställda hos oss, konsulter som vi anlitar men är även tillgängliga för våra personuppgiftsbiträden. Personuppgiftsbiträden är till exempel en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet eller ett bolag som hjälper oss göra kundudersökningar men oftast en IT-leverantör. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till inkassobolag för att driva in skulder, socialnämnden eller andra berörda myndigheter, såsom Polismyndigheten och Skatteverket.

Vid eventuell försäljning av fastigheten där du bor eller hyr lokal, eller i vissa fall också tidigare har bott kommer för lag och avtal relevanta uppgifter överföras till förvärvande bolag och juridiskt ombud. 

Tredjelandsöverföring

Merparten av vår personuppgiftsbehandling under hyresförhållandet sker i vårt fastighetssystem, system för felanmälan och telefonisystem. Dessa system och tjänster driftas i Sverige vilket innebär att den huvudsakliga behandlingen av personuppgifter sker i Sverige.

För övrig dokumentation och kommunikation såsom dokument och e-post använder vi Microsoft 365. Vi har valt att vår data hos Microsoft ska ligga på servrar inom EU men för det fall det kan uppstå en tredjelandsöverföring har vi även ingått standardavtalsklausuler med Microsoft.  

Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut.

Varifrån vi får dina personuppgifter

Vi samlar in de flesta personuppgifter direkt från dig, till exempel när du tecknar hyresavtal, gör en felanmälan eller kontaktar oss. Vi kan också få uppgifter från Bostadsförmedlingen, från offentliga register och myndigheter samt från allmänt tillgängliga källor.

---

Personkategorier

Vi behandlar personuppgifter som t.ex.:

• Namn
• Personnummer
• Objektsnummer
• Hyra
• Adress
• Telefonnummer
• E-postadress
• Förekomst av säkerhet
• Förekomst av förvaltare/god man
• Uppgift om betalningar
• Boendeform
• Uppgifter om förbrukning av värme, varmvatten och el
• Fastighetsbeteckning och lägenhetsnummer
• Betalningshistorik (inkl. fakturauppgifter och betalsätt)
• Uppgifter i felanmälningar
• Uppgifter relaterade till kvittens av nycklar
• Inflyttningsdatum och uppsägningsdatum
• Familj/civilstånd

Ändamål

Att administrera och upprätthålla parternas skyldigheter i hyresförhållandet som grundar sig på hyresavtalet.

Däri ingår att för vårt berättigade intresse fastställa och styrka anspråk till följd av hyresavtalet och gällande rätt.

Därutöver är det ett berättigat intresse att erbjuda tjänster och service utöver vad som reglerats i hyresavtalet, behandla personuppgifterna för statistik och uppföljning.

Vi behandlar personuppgifter för att uppfylla skyldigheterna som hyresvärd och fastighetsägare enligt tillämplig lagstiftning.

Personuppgifter behandlas även för vårt berättigade intresse av egen marknadsföring och egna kundundersökningar.

Personuppgifterna används för annans marknadsföring under förutsättning att vad som marknadsförs har en närliggande och naturlig koppling till hyresförhållandet. (Här avses exempelvis försäkringsbolag, bredbandsbolag, kabeltvbolag, elbolag, larmföretag – det vill säga produkter som hyresgästen kan ha nytta av när hyresförhållandet pågår.) Observera att för sådan behandling gäller annan information som skickas särskilt till dig i förekommande fall.

Laglig grund

Avtal. Rättslig förpliktelse. Intresseavvägning (berättigat intresse).

Oriktiga hyresförhållanden exempelvis olovlig andrahandsuthyrning, skenbyten och illegal hotellverksamhet, är ett samhällsproblem. Därför har lagstiftningen skärpts de senaste åren och hyresvärdar har idag möjlighet att säga upp hyresavtalet utan föregående varning förutsatt att oriktiga hyresförhållanden kan bevisas. Allt syftar till att möjliggöra en fungerande bostadsmarknad. 

Vi inleder bara utredning om oriktiga hyresförhållanden efter att ha fattat misstanke om att något sådant försiggår. Misstanke fattas typiskt sett genom att vi får information till oss om att ett oriktigt hyresförhållande kan vara aktuellt, eller genom rutinmässiga kontroller. 

Utöver de personuppgiftskategorier som samlas in under hyresförhållandet, samlar vi in fler uppgifter om dig (kontraktshavaren) vid utredning av oriktiga hyresförhållanden. Sådana uppgifter inhämtar vi bland annat från allmänt tillgängliga källor, exempelvis genom kontroller mot andra hyresvärdar, offentliga källor (t ex domar och folkbokföringsregister) och/eller slagningar på sökmotorer på internet (t ex uppgifter på annonseringsplattformar).

Vi behandlar dina personuppgifter eftersom det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Personuppgifter kan även behandlas i samband med anmälningar till berörda myndigheter, såsom Polismyndigheten och Skatteverket. Den lagliga grunden för behandlingen är intresseavvägning (berättigat intresse).

Vi behandlar dina personuppgifter även för att uppfylla skyldigheterna som hyresvärd och fastighetsägare enligt tillämplig lagstiftning.

Gallring

Vi gallrar personuppgifter löpande under boendetiden men utredningar om oriktiga hyresförhållanden innebär att fler uppgifter samlas in. Det är en form av kartläggning som kan uppfattas som integritetskränkande. Uppgifter om sådana förhållanden, raderas därför senast efter två år efter att utredning avslutats om det inte föranlett åtgärder för att få hyresförhållandet att upphöra.

Mottagare

Anställda och konsulter som vi anlitar på behovsbasis. Uppgifterna är även tillgängliga för våra personuppgiftsbiträden i form av systemleverantörer. Uppgifter kan även lämnas till relevanta myndigheter som t.ex. socialnämnden, Polismyndigheten och Skatteverket. Om utredningen leder till att hyresavtalet sägs upp och du bestrider uppsägningen hamnar ärendet i hyresnämnden och/eller i domstol. Då lämnar vi ut uppgifterna till domstolen och i de flesta fall även till juridiskt ombud.

Vid eventuell försäljning av fastigheten där du bor eller hyr lokal, eller i vissa fall också tidigare har bott kommer för lag och avtal relevanta uppgifter överföras till förvärvande bolag och juridiskt ombud. 

Lämnar ni ut uppgifter till några andra?

Ja, vi lämnar uppgifter till andra hyresvärdar om de efterfrågar information med anledning av en egen pågående utredning av oriktiga hyresförhållanden. Det är branschstandard att hyresvärdar delar information med varandra för att genom att upprätthålla parternas skyldigheter i hyresförhållandet möjliggöra en fungerande bostadsmarknad. Den information vi då lämnar ut är exempelvis om personen under utredning redan har ett hyresavtal med oss eller ingår i hushållet hos en hyresgäst hos oss. Vi delar också uppgifter med andra hyresvärdar vid utredningar av oriktiga hyresförhållanden.    

Kan jag begära registerutdrag för att få tillgång till uppgifterna som samlas in vid utredning av oriktiga hyresförhållanden?

Du kan alltid begära ett registerutdrag. Vi lämnar dock inte ut några uppgifter eller information om en utredning om oriktiga hyresförhållanden eftersom det skulle påverka våra möjligheter att föra talan i en rättslig tvist. Du får i sådana fall ett registerutdrag på samma sätt som den som inte är under utredning för oriktiga hyresförhållanden.

---

Personuppgiftskategorier

Uppgifter som behövs för att kontrollera otillåtna andrahandsuthyrningar och överlåtelser.

Ändamål 

Att administrera och upprätthålla parternas skyldigheter i hyresförhållandet som grundar sig på hyresavtalet.

Däri ingår att fastställa och styrka anspråk till följd av hyresavtalet och gällande rätt.

Laglig grund 

Avtal. Rättslig förpliktelse. Intresseavvägning (berättigat intresse).

När du flyttat från din lägenhet eller lämnar din lokal gallrar vi dina personuppgifter snarast möjligt, men vissa uppgifter måste vi spara i minst två år därefter som till exempel hyresavtalet, beslut från socialnämnd och studieintyg. Vi behandlar dina personuppgifter eftersom det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Den lagliga grunden för behandlingen är intresseavvägning (berättigat intresse).

Vi behandlar även dina personuppgifter för att uppfylla våra skyldigheter enligt tillämplig lagstiftning. Vi kommer till exempel att spara uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial i sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Om du väljer att stå kvar som bostadssökande så fortsätter vi att behandla personuppgifter om dig, se ”När du söker bostad”. Den lagliga grunden för behandlingen är avtal.

Vid eventuell försäljning av fastigheten där du bor eller hyr lokal, eller i vissa fall också tidigare har bott kommer för lag och avtal relevanta uppgifter överföras till förvärvande bolag och juridiskt ombud. 

---

Personuppgiftskategorier

Vi behandlar personuppgifter som t.ex.:

• Namn
• Personnummer
• Objektsnummer
• Hyra
• Adress
• Telefonnummer
• E-postadress
• Uppgift om betalningar
• Boendeform
• Uppgifter om förbrukning av värme, varmvatten och el

Ändamål

Att bevaka kvarstående rättsliga anspråk, exempelvis fordringar, samt för bedömning om hyresgästen kan erbjudas nytt boende hos hyresvärden. Att uppfylla skyldigheter som åligger oss enligt tillämplig lagstiftning.

Laglig grund

Avtal. Rättslig förpliktelse. Intresseavvägning (berättigat intresse).